Há três anos, o Conselho Regional de Biblioteconomia 6ª Região (CRB-6) iniciou o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma ferramenta que amplia a segurança, a eficiência e a transparência na gestão de processos e documentos da autarquia.
A plataforma permite tramitação eletrônica, assinatura digital e acompanhamento dos processos em um único ambiente, fortalecendo a gestão documental e tornando os fluxos internos mais ágeis e integrados.
O sistema foi implantado pelo Conselho Federal de Biblioteconomia (CFB), em 2023, sob a gestão do então presidente Fábio Lima Cordeiro. O CRB-6 e o Conselho Regional de Biblioteconomia 8ª Região (CRB-8) foram escolhidos à época como pilotos, dado o grande volume de processos tramitados pelos dois regionais.
Niura Ferreira e Barbosa (CRB-6/2377), conselheira responsável pela implantação do SEI no CRB-6, com experiência anterior à frente da implantação no Conselho de Psicologia de Minas Gerais, realizou treinamento dos(as) empregados(as), coordenadores e conselheiros(as), estabelecendo fluxos de trabalho e facilitando a transição para a nova forma de trabalho.
A plataforma, utilizada por grande parte dos órgãos federais, permite tramitação eletrônica de documentos, assinatura digital e acompanhamento dos processos em um único ambiente, fortalecendo a gestão documental e tornando os fluxos internos mais ágeis e integrados.
Todos os setores do CRB-6 obtiveram melhorias significativas em suas rotinas. Os processos fiscalizatórios, antes físicos, passaram a tramitar de forma totalmente digital. Essa mudança garantiu maior transparência às partes, além de agilizar a produção de documentos e facilitar os julgamentos.
Para os setores administrativos, o SEI tornou-se a principal ferramenta de trabalho, acelerando processos de compras, pagamentos, comunicações e assinaturas, o que gerou economia de tempo para outras atividades.
Somado a isso, a padronização dos fluxos de trabalho e a comunicação mais dinâmica entre os Conselhos Regionais e o Federal (CFB) representaram avanços fundamentais para agilizar os trâmites e ampliar a clareza das ações.
Ainda que precise de atualizações e algumas padronizações, o SEI chegou para trazer grandes melhorias no trabalho diário e principalmente garantir a transparência dos processos gerados pelo conselho.
De acordo com Johnathan Diniz (CRB-1/2376), presidente do Conselho Regional de Biblioteconomia 1ª Região (CRB-1), o regional com a maior jurisdição no país em número de Estados – Distrito Federal, Goiás, Mato Grosso e Mato Grosso do Sul -, “o SEI modificou a gestão documental do Conselho ao permitir a produção, tramitação, organização e acesso aos processos em ambiente digital, favorecendo a padronização dos procedimentos e a comunicação com o Conselho Federal e os demais Conselhos Regionais. Sua utilização também contribuiu para reduzir a necessidade de espaços destinados ao arquivamento físico, além do consumo de papel e dos custos relacionados à impressão e ao envio de documentos pelos Correios.”
Para o presidente Johnathan, “a experiência acumulada desde sua implantação demonstra ganhos de agilidade, organização e racionalização dos recursos administrativos. Ao mesmo tempo, permanecem desafios relacionados à atualização do sistema e à consolidação de procedimentos para a gestão e preservação dos documentos digitais. Nesse sentido, o fortalecimento da atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é necessário para orientar a avaliação, a temporalidade, a destinação e a guarda documental, contribuindo para a continuidade e a segurança da gestão dos documentos produzidos pelo CRB-1 e os demais Conselhos Regionais.”
O SEI é utilizado para tramitar os processos administrativos das atividades-meio e finalísticas do Conselho. O uso da ferramenta foi um marco na gestão de todo Sistema CFB/CRB.
