Profissionais do setor jurídico necessitam diariamente tomar decisões rápidas e, para isso, precisam ter acesso facilitado e imediato a documentos, leis e publicações. O volume de informações cresceu exorbitantemente e proporcionalmente se tornou necessária uma nova forma para esse acesso.
A tecnologia da informação tem trazido novos instrumentos de controle da informação jurídica e novas ferramentas para a sua disseminação, como portais corporativos e redes sociais. Da mesma forma, oferece novos formatos para o livro e o periódico, e até mesmo a possibilidade de acesso ao conteúdo por meio de aparelhos móveis. Durante as audiências, advogados, promotores e juízes podem acessar informações através de algum equipamento móvel conectado à internet.
Sendo assim, surgem novos moldes de gestão da informação no âmbito jurídico, principalmente relacionado ao desenvolvimento e implementação do processo eletrônico, peticionamento online e a gestão desses documentos digitais/virtuais.
A Documentar é uma empresa especializada na gestão dessas informações, trazendo mais facilidades aos clientes. “Existem soluções de gestão que além de digitalizar e organizar os documentos, os disponibilizam em um sistema de ECM, uma plataforma para acesso online e segura onde as informações podem ser vistas de qualquer parte do mundo”, afirma o Gerente de Parcerias e Pré-Vendas da empresa Documentar, Luiz Flávio Esteves.
De acordo com Esteves, em alguns escritórios de advocacia, mais de 90% dos documentos acumulados são cópias. “Hoje em dia viver nessa situação não é mais necessário. As soluções de gestão documental e da informação possibilitam liberar os espaços físicos dos escritórios das pilhas de papeis, ganhando organização, segurança e facilidade”, ressalta.
Os documentos armazenados em um banco de dados seguro passam também por um processo de indexação, o que possibilita a criação de sistemas de busca e acesso rápido. A forma de cadastro dos documentos também possibilita a jurisprudência, gerando uma base de conhecimento que poderá ser útil para trabalhos futuros. Esta prática está relacionada ao armazenamento e estruturação das informações relevantes, ou seja, como as informações devem ser classificadas e armazenadas. Assim se aplica a “Gestão da Informação” se preocupando com a organização e estruturação das informações que são importantes, com o propósito de facilitar a tomada de decisão. Essas informações gerenciadas contribuem para a melhoria da produtividade e da competitividade.
Para o caso dos departamentos jurídicos de grandes organizações, que normalmente se relacionam com escritórios terceirizados de advocacia, uma excelente saída para gerenciar e registrar com segurança o tramite de informações trocadas é criar um portal para compartilhamento e colaboração.
Após fazer a implantação da solução de gestão documental, é interessante contratar um profissional gestor da informação jurídica para garantir que as informações estejam baseadas em padrões internacionais, garantindo a cooperação, o acesso, a interoperabilidade e as melhores práticas na gestão de espaços digitais no país.
“No caso da Documentar, antes de definirmos a solução ideal para o escritório de advocacia ou departamento jurídico contratante, fazemos uma análise criteriosa de toda a documentação, identificando as particularidades de cada um, definindo tabelas de temporalidade, desenhando os fluxos internos e externos. Verificamos a estrutura física e todas as dificuldades, para só então listar as reais necessidades. A partir daí, propomos a solução ideal para aquele cliente, baseada na adoção de um único fluxo com garantias e segurança”, finaliza o gerente da Documentar, Luiz Flavio Esteves.
Fonte: Documentar